Règlement intérieur du CSE
Afin d’éviter d’alourdir le règlement intérieur le masculin sera utilisé néanmoins la parité linguistique est implicite. Dans le règlement intérieur lorsque l’on parle du président on parlera du “président ou de son représentant”, il en va de même pour le secrétaire où l’on parlera du “secrétaire ou du secrétaire-adjoint” et il en va de même pour le trésorier où l’on parlera du “trésorier ou du trésoriers-adjoint”.
Article 1 : Durée et modification du règlement intérieur (RI)
Le présent règlement est adopté pour une durée déterminée correspondant à la durée du mandat des élus du CSE. Son application se poursuivra jusqu’à l’adoption d’un nouveau règlement intérieur par la nouvelle mandature. Le présent règlement peut être modifié et complété à tout moment par une délibération du comité. Ces modifications et ces ajouts sont acquis à la majorité des suffrages valablement exprimés lors des réunions plénières.
Article 2 : Constitution du bureau et des délégations diverses
Au cours de sa première réunion, le comité insère dans son procès-verbal le compte rendu des élections dont il est issu et constitue alors le bureau et les différentes commissions obligatoires.
Les désignations et élections auxquelles procède le comité sont opérées à la majorité des voix. L2315-32 Le ou les candidats ayant obtenu le plus de voix sont désignés / élus. Les votes sont effectués à bulletin secret. Les représentants sont choisis parmi les membres titulaires et suppléants excepté pour le poste de secrétaire et de trésorier où seuls les titulaires peuvent se présenter. En cas de partage égal des voix pour une élection / désignation, il sera procédé à un second tour de scrutin. Si le second aboutit à une égalité des voix, il sera donné priorité au candidat le plus âgé comme dicté dans le code électoral. L288 et L294
Le comité social et économique (CSE) élit le secrétaire et le trésorier. L2315-23 Le CSE élit le secrétaire adjoint et le trésorier adjoint. Les membres cités constituent le bureau du CSE
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le comité social et économique parmi ses membres, conformément à la réglementation. L2314-1 Son rôle consiste particulièrement à alerter l’employeur et à enquêter sur les situations de harcèlement sexuel. Il travaille en collaboration avec le référent désigné par l'employeur.
Le CSE désigne ensuite les membres de la commission santé sécurité et condition de travail. L2315-36
La commission Santé, Sécurité et conditions de travail
Elle est présidée par l'employeur ou son représentant. Elle est également composée au minimum de trois membres représentants du personnel, dont au moins un représentant du second collège conformément à l’accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022. Cette commission se voit confier, par délégation du comité social et économique, tout ou partie des attributions du comité relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail à l'exception du recours à un expert et des attributions consultatives du CSE. L2315-38 Le médecin du travail, le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail assistent aux questions de l’ordre du jour relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail et, le cas échéant, aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail. Ces derniers ont uniquement une voix consultative. L2314-3 L'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités à ses réunions. L2314-3
Un accord d’entreprise peut prévoir la création de commissions supplémentaires pour l’examen de problèmes particuliers. L’employeur peut adjoindre à ces commissions avec voix consultative des experts et des techniciens appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité (AE). L2315-45 et R432-7 Chaque commission est obligatoirement présidée par un membre élu du comité excepté pour la CSSCT et la commission économique. R2315-28, L2315-39 et L2315-47
Les commissions ci-dessous peuvent, à l'unanimité des membres, inviter des experts durant leurs réunions plénières. Ils ont uniquement une voix consultative.
Conformément à l’accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022, il est prévu :
- La commission formation professionnelle et égalité professionnelle.
La commission regroupe les commissions formation et égalité professionnelle telle que prévues par les dispositions légales. La commission est composée de 5 membres du CSE dont 2 membres issus du collège Cadre et/ou au moins 1 membre issu du personnel soignant.
En cas d’éligibilité parmi les membres suppléants il conviendra d’établir des modalités d'attribution et/ou mutualisation d'heures de délégation pour leur permettre d'exercer leurs missions. Au cas où le titulaire ou le suppléant d'un de ces postes cesse de faire partie du comité au cours de son mandat, ou est déchargé de ses fonctions par le comité, il est remplacé par un suppléant issu de la même organisation syndicale que celle du titulaire remplacé. La priorité est donnée au suppléant élu de la même catégorie. L2314-37
Article 3 : Convocation et nombre de réunions
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont reçus collectivement par l'employeur ou son représentant 8 fois par an (accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022) dont 4 dédiées à la Santé, sécurité et Conditions de travail. L'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités à ses réunions. L2314-3
Chaque membre sera invité par convocation du chef d'entreprise ou de son représentant par courriel complété par invitation sur l’agenda professionnel. Le comité peut tenir une seconde réunion à la demande de la majorité de ses membres. L2315-28
Article 4 : Expertise
- L’expert-comptable
Le comité social et économique peut décider de recourir à un expert-comptable en vue des consultations récurrentes; sur les orientations stratégiques de l'entreprise, sur la situation économique et financière de l'entreprise, sur la politique sociale de l'entreprise et sur les conditions de travail et l'emploi. L2315-87, L2315-88 et L2315-91 Un expert-comptable peut également être désigné par le CSE quand les consultations portent sur une opération de concentration, sur une offre publique d'acquisition, sur un projet de licenciements collectifs pour motif économique ou dans le cas spécifique où le CSE fait usage de son droit d’alerte économique. L2315-92
- De surcroît, le CSE peut faire appel à un expert habilité :
-Lorsqu'un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel est constaté dans l'établissement ;
-En cas d'introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail;
-En vue de préparer la négociation sur l'égalité professionnelle. L2315-94
L'expert auquel le comité social et économique peut faire appel possède une certification justifiant ses compétences. Cette certification est délivrée par un organisme certificateur accrédité par le comité français d'accréditation ou par tout autre organisme d'accréditation désigné en application du règlement (CE) n° 765 / 2008 du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 fixant les prescriptions relatives à l'accréditation. R2315-51 et R4724-1
D’une manière générale, le CSE peut faire également appel à un expert. Dans ce cas :
- Les frais d'expertise sont pris en charge par l'employeur si cela concerne :
-Une consultation sur la situation économique et financière de l'entreprise ;
-Une consultation sur la politique sociale de l'entreprise ;
-Des licenciements collectifs pour motif économique ;
-Un risque grave, identifié et actuel, révélé ou non par un accident du travail, une maladie professionnelle ou à caractère professionnel constaté dans l'établissement ;
-Une préparation à une négociation sur l'égalité professionnelle.
- Les frais d'expertise sont pris en charge par le comité à hauteur de 20 %, et par l'employeur, à hauteur de 80 %, si cela concerne :
-Une consultation sur les orientations stratégiques de l'entreprise ;
-Une d'introduction de nouvelles technologies ou de projet important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ;
-L’usage du droit d’alerte économique ;
-Une offre publique d’acquisition ;
-Une opération de concentration.
L2315-80, L2315-88, L2315-91, L. 1233-34, 3° de L2315-92 et 1°et 3° de L2315-94
- Les autres frais d'expertise sont pris en charge par le comité.
Par ailleurs le comité social et économique peut faire appel à tout type d'expertise rémunérée par ses soins pour la préparation de ses travaux. L2315-81
Article 5 : Ordre du jour (ODJ)
L'ordre du jour des réunions est élaboré conjointement entre le secrétaire et le président. L2315-29 En l’absence de Secrétaire du CSE, l’ordre du jour est établi entre les membres élus titulaires et le Président. Il est joint à la convocation et aux documents d'informations afin que les membres du comité puissent s'en imprégner. Un délai de 3 jours ouvrables doit être observé entre la convocation et la réunion. L2315-30 Chaque membre élu qui désire qu'une question soit inscrite à l'ordre du jour doit en informer le secrétaire et/ou le président 8 jours avant la réunion.
Si une demande d'inscription d'une nouvelle question est présentée durant ce délai. Elle pourra si elle est jugée importante être ajoutée à la fin de l'ordre du jour avec l'accord du secrétaire et du président. Le comité ne peut en délibérer. Si cette question n'est pas retenue, elle paraîtra lors de la prochaine réunion plénière ou sur demande.
Le secrétaire et le président inscrivent sur l'ordre du jour une consultation si celle-ci est rendue obligatoire par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail applicable à l'entreprise. L2315-29
L'ordre du jour des réunions du comité social et économique est communiqué par le président aux membres du comité. L2315-30
Lorsque le comité social et économique se réunit à la demande de la majorité de ses membres, les questions jointes à la demande de convocation sont inscrites à l'ordre du jour de la réunion. L2315- 31
L’ODJ peut être diffusé aux membres du CSE via la messagerie interne électronique de l'HPGS aux adresses mail données par les membres.
Article 6 : Procès-verbal (PV)
Le procès-verbal est établi et transmis à l'employeur et aux membres du comité par le secrétaire du comité social et économique dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion. D2315-26 et R2315-25
Le procès-verbal est établi par le secrétaire du comité et contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. D2315-26 et L2315-34 Il sera préférable d'indiquer qui parle dans les résumés des délibérations. Le PV comporte également le résultat des votes. Ces derniers sont anonymisés. Au sommet de sa première page les noms et qualités de toutes les personnes présentes et invitées à la réunion seront relevées.
Le procès-verbal comprend les comptes rendus des réunions des commissions du CSE qui se sont tenues. Seul le secrétaire est autorisé à apporter des modifications au PV. Si des modifications veulent être apportées par un autre membre de la réunion, ce dernier envoie une observation au secrétaire qui est en libre droit d'apporter ou non la modification. Si le secrétaire refuse d’intégrer une observation, le secrétaire en fait mention tout de même sous la forme : modification à la demande et sous la responsabilité de l’auteur.
Le premier point à l'ordre du jour est la délibération du PV de la réunion précédente.
Des suspensions de séance n'excédant pas 30 min peuvent être envisagées en fonction de la durée des débats ou de la réunion.
Si le PV est approuvé, il sera envoyé sur la messagerie électronique interne de l'HPGS aux membres du CSE et mis en ligne sur l'intranet HPGS par la DRH afin de pouvoir en informer les salariés. L2315- 35 Il est rappelé aux membres du CSE qu'ils sont astreints à une obligation de discrétion sur les informations confidentielles lorsque le président le demande expressément. Ce dernier doit expliquer en quoi les informations présentées comme telles sont confidentielles. L2315-3 Si des informations confidentielles sont contenues dans le PV alors celui sera affiché et diffusé dans sa version expurgée. Par ailleurs, le comité sous sa responsabilité peut informer par note séparée, affichée ou diffusée, les délibérations du comité, aux salariés de l'entreprise, immédiatement après la réunion.
Article 7 : Réunions
Les réunions plénières du CSE peuvent être précédées d'une réunion préparatoire entre membres élus. Ces réunions préparatoires sont convoquées par le secrétaire du CSE.
Le président peut se faire assister lors des réunions par 3 collaborateurs au maximum qui font partie intégrante de l’entreprise. L2315-23 Ces collaborateurs peuvent s'exprimer pendant les réunions mais n'ont que voix consultative.
Le président ouvre et lève la séance. L'ordre du jour doit être suivi point par point et dans l'ordre numérique et croissant jusqu'à son épuisement. Si des modifications doivent être appliquées à l'ordre du jour alors ces dernières doivent être énoncées en début de séance et sont ensuite délibérées par les membres du comité présents à la réunion. Les modifications sont validées si les membres du CSE présents délibèrent à l'unanimité. Le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique aux réunions n'est pas déduit des heures de délégation. Par dérogation, le temps passé aux réunions de la commission santé, sécurité et conditions de travail est rémunéré comme du temps de travail. Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique. R2315-7
Par ailleurs, 4 réunions du CSE portent annuellement en tout ou une partie sur les attributions de la CSSCT. De plus, Le CSE se réunit à la suite :
-De tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves;
-En cas d'événement grave lié à l'activité de l'entreprise, ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement ;
-A la demande motivée de deux de ses membres représentants du personnel, sur les sujets relevant de la SSCT. L2315-27
Au cas où le titulaire est absent le jour d'une réunion plénière, il est procédé à son remplacement par un suppléant de la même liste syndicale et de la même catégorie si cela est possible. L2314-1
Article 8 : Vote / Délibération lors des réunions
Le vote est de droit lorsqu'il est demandé par le président, ou par un membre titulaire ou un membre suppléant remplaçant un titulaire absent.
Seuls les membres titulaires du CSE ou membres suppléants remplaçant des titulaires absents peuvent voter. Le code électoral impose que tout scrutin (élection d'une personne à une fonction de représentation) est secret. L59 Les autres votes/délibérations durant la réunion sont effectués à main levée sauf si un membre du CSE présent à la réunion opte pour le vote à bulletin secret. Cette dernière règle n’est pas valable si une disposition légale ou conventionnelle exige un vote à bulletin secret. Les délibérations ont lieu quel que soit le nombre de participants à la réunion.
Les délibérations du comité donnent lieu :
-Dans le cadre de décisions internes concernant les actions ou le fonctionnement même du comité, à des résolutions.
-Dans le cadre d'une consultation par l'employeur sur un projet pour l'entreprise et les salariés, à des avis. Le CSE dispose pour cela d’un délai d’examen suffisant, d’informations précises transmises par l’employeur avec ses observations et d’un accès aux documents administratifs utiles. L’employeur rend compte de la suite donnée aux avis du comité. L2312-15
Les résolutions et les avis sont pris à la majorité des présents ayant voix délibérative. L2315-32 les abstentions sont retranscrites au PV. En cas de partage égal des voix, il sera procédé à un second tour de scrutin. Si le second aboutit à une égalité des voix, le vote sera considéré comme un vote contre. Le résultat du vote est constaté par le président et le secrétaire lors d'un vote à main levée. S’il s'agit d'un bulletin secret, il est dépouillé par un des membres du comité sous le regard du président et du secrétaire.
Article 9 : Attributions du secrétaire
Le secrétaire assure la coordination nécessaire entre le président et le comité et fixe en accord avec le président l'ordre du jour. L2315-29 Il inscrit de plein droit à cet ordre du jour les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail. L2315-29 Il rédige le PV de chaque séance et le communique aux membres du comité dans les conditions précisées dans l’article 6 du règlement intérieur du CSE. L2315-34 Il organise le travail du comité et veille à l'exécution de ses décisions. Il convoque les réunions préparatoires entre membres élus. Il est également chargé de la conservation des archives au CSE.
Le secrétaire signe les conventions et contrats et tout document relatif au fonctionnement du CSE. La signature des contrats engageant la trésorerie est également transmise au trésorier pour information et co-signature. Il participe à la vie de la comptabilité du CSE comme notifié dans l'article attribution du trésorier du règlement intérieur du CSE.
Article 10 : Attribution du trésorier
Le trésorier est responsable de la tenue des livres comptables du comité.
Il établit la proposition du budget et le présente au bureau du CSE pour validation. Une fois validé par le bureau, il est présenté en réunion plénière afin d’être voté par les membres élus.
Les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise sont au bénéfice des salariés ou anciens salariés de l'entreprise et de leur famille. R2312-35 Les membres titulaires ou suppléants ne pourront, en aucun cas, être rémunérés pour leur participation aux activités sociales ou culturelles gérées ou contrôlées par le comité.
Le budget du fonctionnement sert à couvrir l'ensemble des frais résultant du fonctionnement du CSE.
Il procède, au nom et pour le compte du CSE, aux opérations financières décidées par ce dernier et est responsable de ces fonds et titres.
Il fait ouvrir un ou des comptes bancaires au nom du comité et reçoit délégation générale pour procéder sous certaines conditions à toutes opérations sur ces comptes. En effet, il sera établi un montant nécessitant une co-signature et/ou un montant exempt de co-signature. Ce montant est de 3000 euros. Seuls le trésorier et le secrétaire sont habilités à déposer leurs signatures dans les délais nécessaires à l’exécution de la prestation. La validation d’une prestation par signature s’attache uniquement à la conformité règlementaire et comptable. Dans le cas où seulement deux signatures sont requises par la société de banque administrant les comptes du CSE, ce sont les signatures du trésorier et du trésorier-adjoint qui seront retenues.
Le trésorier présente régulièrement (une fois par trimestre) au secrétaire la tenue des comptes du CSE. Il établit toujours en lien avec le secrétaire et de façon régulière un rapport présentant les informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière du comité social et économique, de nature à éclairer les membres élus du comité.
Le trésorier présente et transmet une fois par trimestre la tenue des comptes au CSE.
Le trésorier communique les renseignements et documents nécessaires à l’accomplissement de ses fonctions durant son absence, afin que son remplaçant puisse exercer les affaires courantes.
Article 11 : Attribution en matière comptable du CSE
Le CSE de l'HPGS bien que n'étant pas, un commerçant est dans l’obligation de respecter le code du commerce. Il doit alors : L123-12
-Procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine du CSE de façon chronologique ;
-Contrôler l'existence et la valeur des éléments d'actifs (terrains, immeubles...) et passifs (capital, réserves, crédits...) du CSE ;
-Établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire (Ses stocks et ses immobilisations).
Le CSE peut adopter une présentation simplifiée des comptes, selon des modalités fixées par le règlement n° 2021-05 de l’ANC, et n’enregistrer les créances et les dettes qu’à la clôture de l’exercice. L2315-64
Les comptes annuels ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent, sont à conserver 10 ans à compter de la date de clôture de l'exercice concerné. L2315-75
Le CSE, comme il a déjà été précisé, arrête les comptes annuels et les présente au comité au cours du premier trimestre de chaque année. Cette action fait l'objet d'une réunion plénière ayant ce seul sujet à l'ODJ et fait l'objet d'un procès-verbal spécifique. L2315-68 Les comptes annuels et le rapport d'activité doivent être transmis 3 jours avant la séance plénière où ils seront présentés et validés. L2315-71 Les comptes annuels sont approuvés dans un délai de six mois à compter de la clôture de l'exercice. R2315-37 Une fois validé, ce rapport est diffusé aux salariés de l'entreprise. L2315-72 Le CSE confie la mission de présentation de ses comptes annuels à un expert-comptable. Le coût de la mission de présentation de ses comptes est pris en charge par le comité social et économique sur sa subvention de fonctionnement. L2315-76 et D2315-40 Pour des raisons déontologiques et éthiques, il est convenu que ce dernier soit distinct de celui de l'HPGS.
Article 12 : Attribution du président
Le président établit avec le secrétaire l'ODJ. L2315-29
Il inscrit de plein droit à cet ordre du jour les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail. L2315-29 Le président communique l'ordre du jour des réunions du CSE aux membres du comité, à l'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi qu'à l'agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale 3 jours au moins avant la réunion. L2315-30 Le président du comité social et économique ne participe pas au vote lorsqu'il consulte les membres élus du comité en tant que délégation du personnel. L2315-32
Si un autre représentant de la direction est président en l'absence du chef d'entreprise, il doit disposer d'un mandat écrit pour ce faire. Il aura alors les mêmes obligations et fonctions que l’employeur qu'il remplace.
Article 13 : Correspondance
Tout courrier émanant du CSE doit être signé du secrétaire. De plus, tout courrier non nominatif qui est adressé au CSE doit être remis sans délai et non décacheté au secrétaire du CSE.
Article 14 : Personnalité civile
Le comité social et économique est doté de la personnalité civile et gère son patrimoine. L2315-23
Le comité est valablement représenté par un de ses membres délégué à cet effet. R432-1 Ce dernier ne peut se substituer au comité pour prendre seul des décisions devant être prise collégialement et à la majorité. Le comité peut, sans autorisation et dans la mesure nécessaire à son fonctionnement et aux buts qu'il poursuit, ester en justice, s'obliger et acquérir à titre onéreux ou gratuit tous les biens mobiliers et immobiliers. R432-1
Le comité peut également mandater un ou plusieurs de ses membres pour le représenter dans une mission spécifiée.
Article 15 : Prise en charge de frais
La prise en charge de frais est réévaluée tous les ans en début d’année et présentée en réunion plénières afin d'être soumise à un vote.
Pour une mission du CSE impliquant des heures de délégation, il est demandé à chacun :
-D'établir au préalable son ordre de mission qui sera nominatif et impératif pour tout déplacement hors de l'établissement durant plusieurs jours. Cet ordre de mission devra être validé par le secrétaire et le trésorier en présence de la ou les personnes concernées.
-De choisir son mode de transport de manière la plus écoresponsable tout en rationalisant les déplacements et le coût.
Si un membre du CSE utilise les transports en commun ou le covoiturage, les frais sont pris en charge sur présentation des justificatifs d'achat.
Si le membre du CSE utilise sa voiture personnelle, les frais sont pris en charge conformément au baromètre fiscal en vigueur.
Les frais de stationnement et de péage sont également remboursés.
-De choisir son lieu de repas dont les frais sont pris en charge conformément à la politique voyages du groupe UNIVI.
-De choisir son lieu d'hébergement dont les frais sont pris en charge à hauteur des montants forfaitaires suivants fixés dans le cadre de la politique voyages du groupe UNIVI. La prestation d’hébergement comprend la nuitée, le petit-déjeuner et la taxe de séjour, toutes les autres consommations sont exclues du remboursement (parking, consommations hors repas midi et soir, blanchisserie, etc.)
Pour un travailleur handicapé et en situation de mobilité réduite, le taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est de 155 € par jour quel que soit le lieu. ARRETE DU 3 JUILLET 2006 FIXANT LES TAUX DES INDEMNITES DE MISSION
Il faudra pour l'ensemble de ces frais renseigner des justificatifs sous forme de factures au nom du bénéficiaire, auprès du trésorier.
Article 16 : Prestataire extérieur pour le CSE
Les membres élus peuvent, qu’ils soient ou non envoyés en mission par le CSE, prospecter pour des prestations et des services faisant opérer un organisme extérieur, intervenant dans le fonctionnement et/ ou dans les œuvres sociales et culturelles du CE. Ils doivent se munir d’au moins deux devis de deux sociétés différentes pour les montants à partir de 750€, trois devis de trois sociétés différentes pour des montants supérieurs à 5 000€. Ces devis doivent alors être présentés au secrétaire et au trésorier par le ou les membres concernés afin d’être budgétés avant d’être présentés aux membres du comité.
Ces prestations font l'objet d'un vote en réunion plénière si une réunion est programmée avant la date de la prestation. En l’absence de réunion avant l’exécution de la prestation les élus seront informés par le biais des moyens de communication en interne.
Le budget du CSE prévoyant des sommes allouées à chaque commission interne, celles-ci seront visées par le Secrétaire et le CSE pour les sommes jusqu’à 4000€. Pour les sommes au-delà elles seront soumises à l’approbation des membres élus du CSE en réunion plénière ou si la prestation doit avoir lieu avant la prochaine réunion plénière par le biais de la messagerie.
Article 17 : Indemnisation des membres du comité et des commissions
Le temps mensuel nécessaire à l'exercice de leurs fonctions par les membres titulaires est défini à l'article R. 2314-1. R2315-3
Les 11 membres titulaires disposent alors de 22 heures de délégation chacun par mois. L'employeur laisse le temps nécessaire à l'exercice de leurs fonctions à chacun des membres titulaires constituant la délégation du personnel du comité social et économique. L2315-7 Le temps prévu à chacun des membres titulaires peut être utilisé cumulativement dans la limite de douze mois. Cette règle ne peut conduire un membre à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie. Pour l'utilisation des heures ainsi cumulées, le représentant informe l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation. R2315-5
Pour un élu à temps partiel, le temps de travail mensuel ne peut pas être réduit de plus d’un tiers par l’utilisation des heures de délagation. Afin d’éviter toute désorganisation impactant le bon fonctionnement du service, l’élu pourra prévenir l’encadrement de son service de l’utilisation de ses heures de délégation sur son temps de travail. La répartition des heures entre les membres de la délégation du personnel du comité social et économique est possible mais ne peut conduire l'un d'eux à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un membre titulaire. Les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique concernés informent l'employeur du nombre d'heures réparties au titre de chaque mois. L'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun d'eux. R2315-6 et L2315-9
L'envoi d'un email au service des ressources humaines est privilégié avec une copie à son responsable.
Pour l'exercice de leurs fonctions, les membres élus de la délégation du personnel du comité social et économique et les représentants syndicaux au comité peuvent, durant les heures de délégation, se déplacer hors de l'entreprise. Ils peuvent également, tant durant les heures de délégation qu'en dehors de leurs heures habituelles de travail, circuler librement dans l'entreprise et y prendre tous contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement du travail des salariés. L2315-14 Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l'échéance normale. L2315-10
Le temps n'est pas déduit des heures de délégations prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE s’il est passé :
-A la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravité ;
-Aux réunions du comité et de ses commissions dans la limite de l'article R2315-7;
-Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave. L2315-11
Article 18 : Financement du CSE
Le financement des activités sociales et culturelles prises en charge par le comité est assuré par une contribution patronale de 1,25% des salaires bruts versés par l'entreprise, tels que calculés avant déduction des contributions sociales. Le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente. L2312-81 La contribution patronale est versée mensuellement sur la base réelle des salaires du mois précédent. De plus, une dotation de fonctionnement égale au moins à 0,2% de la masse salariale brute est versée dans les mêmes conditions au comité. L2315-61
10% de l'excédent annuel du budget de fonctionnement peut être transféré au budget destiné aux activités sociales et culturelles sous réserve d’un vote favorable en réunion du CSE. Cette somme et ses modalités d'utilisation sont inscrites, d'une part, dans les comptes annuels du comité social et économique et, d'autre part, dans le rapport présentant les informations qualitatives sur les activités et sur la gestion financière du CSE. R2315-31-1
Article 19 : Moyens et communication
Conformément à la réglementation l'employeur met entre autres à la disposition du comité, le local du CSE L2315-20 situé au Bât B, une boîte aux lettres située à l’entrée du local du CSE, les panneaux d'affichage sous vitre et fermant à clé, situé au niveau de la jonction du Bat A/ B et C et aux portes d'entrée des lieux de travail. L2315-15 L’employeur autorise le CSE à utiliser les moyens de communication interne (intranet, messagerie, journal interne). Les communications par ces biais doivent se limiter strictement aux attributions du CSE et ne doivent pas revêtir un caractère polémique ou de nature à troubler l’ordre de l’entreprise. Par ailleurs les membres du CSE s’engagent à respecter la double obligation de confidentialité L2315-3.
Conformément à la réglementation, l'employeur met également à disposition le matériel nécessaire à l'exercice des fonctions du comité. L2315-25 Dans le cadre des actions d'informations, réunions, rencontres partenaires et salariés et/ou des œuvres sociales et culturelles du CSE, l'employeur peut mettre à disposition par voie de convention un local différencié.
Le CSE utilisera un site internet afin de s'assurer une plus grande audience auprès des salariés
Article 20 : Consultations et base de données économique, sociales et environnementales (BDESE)
- Consultations Récurrentes :
Pour honorer sa mission de surveillant de la marche générale de l'entreprise, le CSE doit se tenir informé. L’employeur met à disposition du CSE la BDESE à jour.
La BDESE sert de support de préparation à la consultation récurrente du CSE. R2312-7 Cette consultation a lieu chaque année et porte sur les points suivants : L2312-22 et L2312-19
-Les orientations stratégiques de l'entreprise ; L2312-24
-La situation économique et financière de l'entreprise ; L2312-25, R2312-16 et R2312-17
-La politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi. L2312-26 à L2312-35, R2312-18 et R2312-20
Au cours de ces consultations, le comité est informé des conséquences environnementales de l'activité de l'entreprise. L2312-17
La BDESE doit être accessible en permanence au CSE et aux représentants du personnel. Elle est tenue uniquement sur un support informatique. L'employeur doit concevoir, mettre en place et maintenir à jour la BDESE. Il fixe les conditions d'accès, de consultation, d'utilisation et d'actualisation de la BDESE. L2312-36, L2312-21, R2312-12 et R2312-11
L’accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022 détermine les thèmes et les indicateurs de la BDESE.
- Consultations Ponctuelles :
Le comité social et économique est consulté de façon ponctuelle dans les cas :
-De mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salariés ;
-De restructuration et compression des effectifs ; de licenciement collectif pour motif économique
-D’opération de concentration ;
-D’offre publique d'acquisition et de procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire. L2312-37
Le comité est informé et consulté toujours de façon ponctuelle sur les questions intéressant :
-L'organisation, la gestion et la marche générale de l'entreprise et notamment sur, les mesures de nature à affecter le volume ou la structure des effectifs ;
-La modification de son organisation économique ou juridique ;
-Les conditions d'emploi, de travail, notamment la durée du travail, et la formation professionnelle ; L'introduction de nouvelles technologies, tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail;
-Les mesures prises en vue de faciliter la mise, la remise ou le maintien au travail des accidentés du travail, des invalides de guerre, des invalides civils, des personnes atteintes de maladies chroniques évolutives et des travailleurs handicapés, notamment sur l'aménagement des postes de travail et les conséquences environnementales des mesures mentionnées dans cet article. L2312-8
Article 21 : Formation
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique bénéficient de formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de SSCT. Cette formation est dispensée par des organismes spécifiques. La formation est d'une durée minimale de cinq jours lors du premier mandat des membres de la délégation du personnel. En cas de renouvellement de ce mandat, la formation est d'une durée minimale de trois jours pour chaque membre de la délégation du personnel et de cinq jours pour les membres de la CSSCT. Le financement de la formation est pris en charge par l'employeur. Par ailleurs, le temps consacré à cette formation est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation. L2315-16, L2315-17 et L2315-18
Les membres titulaires du comité social et économique élus pour la première fois bénéficient d'un stage de formation économique d'une durée maximale de cinq jours. Cette formation peut notamment porter sur les conséquences environnementales de l'activité des entreprises. Le financement de cette formation est pris en charge par le comité social et économique. L2315-63
Article 22 : Passation
Les membres du comité social et économique sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l'administration et l'activité du comité. R2315-39
Article 23 : Permanences
Le trésorier et le trésorier-adjoint interviennent dans les permanences du local du CSE selon les modalités décidées par le bureau du CSE. D’autres membres du CSE pourront également participer aux permanences billeterie mais doivent être accompagnés obligatoirement d’au moins un des deux trésoriers.
Tout membre du CSE dans le cadre de ses missions peut tenir une activité dans le local du CSE après information du secrétaire.
Article 24 : droit aux avantages du salarié
Les conditions sont fixées chaque année sur délibération en réunion plénière.
Les modalités de commandes sont fixées par le bureau après avis des élus.
Article 25 : visioconférence
Le recours à la visioconférence pour réunir le comité social et économique peut être autorisé par accord entre l'employeur et les membres élus de la délégation du personnel du comité. Conformément à l’accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022, quatre réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité social et économique peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret. L2315-4
Lorsque le comité social et économique est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.
Lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret le dispositif de vote garantit que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. D2315-1
Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité. D2315-2
Article 26 : Communication du présent règlement
Le présent règlement est diffusé sur le site de l’HPGS & CSE à l’ensemble du Personnel HPGS. Le présent règlement peut faire l'objet d'une communication dans le cadre de la tenue ou du contrôle des comptes et des obligations bancaires.
Article 27 : Règlement Européen de protection des données
Le CSE s’engage à respecter le RGPD en se conformant aux 5 grands principes du règlement :
1/ Finalité : les activités sociales et culturelles ainsi que le fonctionnement du CSE constituent un but légitime à la collecte de certaines données personnelles :
2/ Proportionnalité et pertinence : le CSE ne doit collecter que des informations nécessaires à la réalisation des activités sociales et culturelles ou à son fonctionnement ;
3/ Durée de conservation limitée : le Code du Travail impose de conserver les pièces justificatives de versement de prestations ou de paiements (du salarié ou des fournisseurs dans le cadre du budget de fonctionnement) pendant 10 ans ;
4/ La sécurité et la confidentialité : le CSE doit garantir la confidentialité des données qu'il stocke, tous les élus n'ont pas nécessairement obligation d'y avoir accès et une gestion des droits doit être mise en place ;
5/ La reconnaissance du droit des personnes : tout salarié est en droit de refuser de transmettre toutes ou partie de ses données personnelles, mais en conséquence le CSE ne pourra pas lui faire bénéficier de toutes les prestations proposées, en tout état de cause, le recueil du consentement par les élus du CSE est nécessaire.
Article 28 : sources du présent règlement
Partie législative : Code du travail : Titre Ier : Comité social et économique (Articles L2311-1 à L2317- 2).
Partie réglementaire : Code du travail : Titre Ier : Comité social et économique (Articles R2312-1 à R2316-10).
Code du travail : Les comités d’entreprise (Articles R432-1 à R436-7)
Accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE du 24 mai 2022.